12 regras simples para realizares reuniões eficazes e produtivas

Só muito recentemente, confesso, me apercebi de que as reuniões de equipa na SMARTIDIOM necessitavam de atenção urgente. Numa empresa onde tudo acontece tão rapidamente e onde existe uma pressão constante para a entrega de resultados, o que ouço com mais frequência dos meus colaboradores (e de mim própria!) é “Não tenho tempo”. Ora, se o tempo é assim um bem tão escasso, esta deverá ser a principal razão para incutirmos nas nossas equipas e em nós próprios o respeito e a preocupação para com a gestão consciente e optimizada do precioso tempo – o nosso e o dos outros.

O tempo “perdido” em reuniões infrutíferas representa dinheiro fora do bolso da empresa e concordarás comigo que em nada contribui para a eficiência e produtividade da dinâmica de qualquer negócio. Se, tal como eu, reparaste que a tua equipa realiza uma quantidade infindável de reuniões por semana e sentes que muitas delas são perdas de tempo para todos, aconselho-te a definir, em conjunto com a tua equipa, regras básicas para o agendamento das reuniões internas da tua empresa. A checklist que se segue foi recentemente implementada na SMARTIDIOM e os resultados foram imediatos. Dá uma espreitadela:

Antes da reunião:

❶ Confirma que a reunião é mesmo necessária.

As reuniões desnecessárias representam um desperdício de tempo e recursos. Enviar um email às pessoas visadas ou fazer circular um documento pedindo feedback não atingirá o mesmo objectivo?

❷ Selecciona os participantes que podem dar um contributo singular à reunião, sempre com um olho na minimização dos custos da reunião.

As reunião são caras; por isso, sê o mais sensato possível ao escolher os participantes. A reunião não será eficaz se as pessoas relevantes para a mesma não estiverem presentes ou se estiverem presentes pessoas não relevantes. Por isso, certifica-te de que apenas as pessoas relevantes são convocadas.

❸ Cria a agenda da reunião e envia-a aos participantes com, pelo menos, 24 horas de antecedência.

A agenda deve definir claramente quais são os objetivos a atingir com a reunião e deve ser orientada para resultados e ações concretas por parte dos participantes. Se não consegues descrever aquilo que irá acontecer na reunião de forma prática e mensurável, este será um indicador quase certo de que a reunião será uma perda de tempo.

❹ Convoca um moderador assertivo.

O moderador da reunião será o responsável por evitar a dispersão dos participantes, seja em termos de agenda, seja em termos de tempo. É essencial que o moderador tenha presente que ele é o responsável pela gestão de tempo na reunião.

❺ Agenda as reuniões de modo a tirar o máximo partido do desempenho de cada participante. 

Será uma boa ideia agendares uma reunião de brainstorming logo ao início da manhã quando a nossa capacidade criativa se encontra no pico.

❻ Convoca reuniões com, no máximo, 1h00 a 1h30 de duração. 

Em reuniões nas quais antecipes necessitar de mais tempo, divide a reunião por várias sessões de modo a tirar o máximo partido da atenção e do foco dos participantes. Para reuniões curtas, o tempo ideal é de 15 a 20 minutos (e até podes realizá-las em pé para questões mesmo rápidas).

❼ Se houver colegas a participar remotamente na reunião, prepara todo o material previamente.

Testa a ligação e os equipamentos 15 a 20 minutos antes do início da reunião de modo a garantir que não há atrasos.

❽ Vem preparado. 

A agenda serve para acederes aos tópicos que vão ser abordados na reunião. Por isso, compila a informação necessária, reflete sobre os pontos da agenda e dá o teu contributo na reunião.

Durante a reunião:

❾ Começa a horas para terminares a horas.

O tempo de todos é valioso; por isso, respeita a hora de início e de fim da reunião. Se chegares depois da hora, entra e senta-te em silêncio para te inteirares o mais rapidamente possível do que está a ser abordado. Não interrompas para pedir desculpa pelo atraso ou cumprimentar os participantes. A melhor forma de compensares a equipa e de mostrares respeito pelo tempo dos teus colegas é não te atrasares na próxima reunião.

❿ Bane a tecnologia desnecessária. 

É fácil antecipar que não será uma reunião produtiva se os participantes estiverem agarrados aos telemóveis ou a ver emails. Por isso, pede aos participantes que desliguem os telemóveis e os PC.

⓫ Cinge-te à agenda. 

Se, durante a reunião, surge um tópico que não consta na agenda, mas que é pertinente e tem de ser abordado, marca uma nova reunião posteriormente. Vai registando no flipchart as ideias e as questões que estão fora do âmbito da reunião para mais tarde fazeres follow-up.

Após a reunião:

⓬ Faz follow-up junto dos responsáveis pelas acções.

Mais importante do que a reunião em si é o resultado prático que dela conseguires obter.

Que outras regras deverei acrescentar à minha checklist? Agradeço todas as sugestões válidas que tiveres para partilhar comigo! 😉